Coordinador de Bodega

RESUMEN

Counterpart International, junto con un consorcio diverso de socios locales y en colaboración con el Gobierno de El Salvador, ejecuta el programa Alimenta y Florece, un Programa Internacional de Alimentos para la Educación y la Nutrición Infantil de McGovern-Dole en El Salvador financiado por el Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA por sus siglas en inglés). Alimenta y Florece es una iniciativa de cinco años que tiene como objetivo apoyar a más de 44,000 estudiantes en los departamentos de San Miguel y Morazán mediante la entrega de comidas escolares nutritivas, el apoyo a la rehabilitación de infraestructura, el empoderamiento de las comunidades locales para descentralizar la alimentación escolar, el fomento de la producción local de alimentos y el fortalecimiento de las economías.

El o la administrará todas las actividades relacionadas con actividades de bodega: entrega/manipulación, recibo, acomodar, almacenamiento y despacho de bienes en apoyo a la entrega de programa Alimenta y Florece. Usted se asegurará que los bienes que los donantes confían a la organización estén físicamente protegidos y se mantengan sanos e intactos en la(s) bodega(s) y que estén adecuadamente registrados en cumplimiento con regulaciones de COUNTERPART INTERNATIONAL y de donantes y con los estándares y requisitos internacionales y locales de la cadena de suministro.

• Coordinar actividades para asegurar que las instalaciones de bodegaje/almacenamiento y todo el equipo y suministros necesarios estén seguros y se mantengan en excelente condición física y en las cantidades adecuadas para el almacenamiento apropiado y la custodia de bienes. Conducir inspecciones diarias de rutina y tomar acción inmediata para eliminar daños y deficiencias.
• Coordina con el equipo de Alimentos de CI y realiza la recepción (descarga, revisión y verificación de cantidades/peso y calidad) y despacho (empaque, viñeta, carga); y asegura verificación, preparación y mantenimiento de documentación exacta, completa y al día de todos los bienes recibidos y enviados.
• Inspecciona los artículos recibidos para garantizar las especificaciones, la cantidad y la calidad correctas con respecto a la guía de transporte, la guía de envío, la guía de entrega y/o la solicitud de compra. Las discrepancias se observan en la guía de transporte y se señalan a la atención del transportador.
• Planificar y supervisar el trabajo junto con el personal de MINDEL y MINEDUCYT en los procesos de ingreso, almacenamiento y distribución de los alimentos donados por USDA.
• Registrar todas las recepciones de inventario, transferencias y ajustes de recuento autorizados en un libro mayor de almacén (o en el sistema, para los documentos que tienen el sistema) y en Hojas de estiba de ubicación en las fechas en que se llevaron a cabo esas actividades.
• Implementar sistemas de control de inventarios para el manejo de la contabilización adecuada de bienes. Conducir conteos cíclicos, de acuerdo con la política PIC, para la exactitud del inventario. Apoya inventarios físicos completos cada vez que sea necesario. Lleva a cabo el mantenimiento de un registro de almacén al día.
• Prepara reportes relacionados a movimientos de bienes, daños o pérdidas, control de existencia de inventarios y actividades de bodega.
• Asegura que las medidas de seguridad sean observadas.
• Reporta de inmediato al supervisor cualquier señal de infestación y coordina con el personal del MINDEL la fumigación previa autorización de su supervisor.
• Participa y supervisa el proceso de Reempaques/reconstituciones de alimentos. Prepara los informes correspondientes y reconcilia las guías de transporte con el inspector independiente, tomando como base los documentos de descarga.
• Los bienes almacenados deben ser segregadas en su espacio por donante, institución y/o proyecto e identificadas adecuadamente en las pilas/bins/estantes, tarjetas de ubicación y en el libro mayor del almacén, si las mercancías de diferentes donantes y proyectos se almacenan en el mismo almacén
• Asegurar y preparar reportes exactos y oportunos relacionados con inventarios, control de existencias y actividades de la bodega.
• Se asegura que las actividades de bodega, en especial aquellas relacionadas con el control de plagas, cumplen con los requisitos de impacto ambiental de COUNTERPART INTERNATIONAL.
• Registra con precisión todas las pérdidas de inventario en el libro mayor de almacén y completa un formulario de pérdida y reclamo utilizado para documentar la pérdida.
• Eliminan de acuerdo con los requisitos de COUNTERPART INTERNATIONAL y donantes, y la ley local los artículos que están dañados, caducados, deteriorados, estropeados o no aptos para consumo.
• Investiga las diferencias entre los recuentos cíclicos y los recuentos de inventario físico, y los registros de inventario. Las diferencias no reconciliadas se notifican al Gerente de Alimentos por escrito.
• Participa en la capacitación y asesoría sobre el tema de bodegas en caso sea requerido.
• Coordinar y supervisar el manejo de bienes entrantes y salientes e inspeccionar y verificar la recepción de bienes y los despachos contra guías de embarque para contabilizar cantidades, faltantes, daños, pérdidas o mercancías en malas condiciones.
• Descarga los bienes del inventario de almacén según, BUBD, FIFO u otro sistema de rotación de inventario estándar de la industria según corresponda.
• Verifica que los recuentos cíclicos se han realizado con la frecuencia descrita en la política de recuentos de inventario.

• Coordina la realización en cada trimestre como mínimo los recuentos aleatorios no anunciados.
• Asegurar el mantenimiento de registros de bodega actualizados (registro de existencias, tarjetas de contenedores, reporte de pérdidas, guías de embarque, etc.) y sistemas de archivo para monitorear, controlar y tener para referencia. Coordinar y supervisar el registro de datos en sistemas relevantes. Preparar reportes exactos y oportunos relacionados con inventarios, control de existencias y actividades de la bodega.
• Responsable de recibir, almacenar, enviar o desechar el inventario no aprueban los resultados del recuento de inventario.

• Diploma de bachillerato requerido.
• Mínimo de tres años de experiencia laboral en administración de inventario o bodega con responsabilidades cada vez mayores y preferiblemente con una organización internacional.
• Conocimiento y entendimiento de principios de gestión y control de inventarios.
• Experiencia y habilidades que conduzcan a un ambiente de aprendizaje, inclusive experiencia en capacitaciones.
• Dominio de paquetes MS Office (Excel, Word). Experiencia con sistemas de administración de bodegas es una ventaja.

• Fuertes habilidades de planificación, establecimiento de prioridades y gestión del tiempo.
• Conducta ética de acuerdo con reconocidos códigos de ética profesionales y organizacionales.
• Buenas habilidades de comunicación y gestión de relaciones
• Proactivo, ingenioso, orientado a soluciones y orientado a resultados